Menü fiyatı bilinir, malzeme fiyatı bilinir. Aradaki kaybın nerede oluştuğu çoğu işletmede bilinmez.
Kısa cevap: Porsiyon maliyeti, bir ürünün reçetesindeki her malzemenin gramaj bazlı birim maliyetinin toplanmasıyla hesaplanır. Fire ve pişme kaybı bu toplama eklenir. Food cost oranı ise porsiyon maliyetinin satış fiyatına bölünmesiyle bulunur. Restoranlarda hedef aralık genel olarak yüzde 28 ile 35 arasındadır, bar tarafında yüzde 18 ile 25 arasındadır.
Bir kafe sahibinin ay sonunda karşılaştığı tablo çoğu zaman şudur: ciro geçen aya göre artmış, banka hesabındaki rakam aynı kalmıştır.
Bu farkın adı fire, porsiyon sapması ve reçete dışı kullanımdır. Üçü de ölçülmediği sürece görünmez.
Porsiyon maliyetinin hesaplanması
Hesap üç adımdan oluşur.
Birinci adım: malzemenin birim maliyeti.
Alış fiyatı, alış birimine bölünür. 25 kilogramlık un çuvalı 750 TL ise gram başına maliyet 0,03 TL olarak bulunur.
İkinci adım: reçetenin gramajlanması.
Ürünün içindeki her kalem tartılır. Tahmin kabul edilmez. 180 gram tavuk, 40 gram sos, 25 gram peynir gibi kesin değerler girilir.
Üçüncü adım: fire payının eklenmesi.
Temizleme, doğrama ve pişme kayıpları maliyetin bir parçasıdır. Kırmızı ette bu oran çoğu zaman yüzde 15 ile 25 arasındadır, yapraklı sebzede yüzde 20 seviyesine çıkar. Fire eklenmeden yapılan hesap gerçek maliyetin altında kalır.
Üç adımın toplamı gerçek porsiyon maliyetini verir.
Food cost oranı ve doğru okunması
Food cost oranı şu şekilde bulunur:
Porsiyon maliyeti ÷ Satış fiyatı (KDV hariç) × 100
Porsiyon maliyeti 62 TL, KDV hariç satış fiyatı 200 TL ise oran yüzde 31 olarak hesaplanır.
Burada sık yapılan hata, oranın menü genelinde tek bir rakam olarak takip edilmesidir. Doğru okuma ürün bazlıdır. Menüde yüzde 22 oranla çalışan bir ürün ile yüzde 48 oranla çalışan bir ürün aynı ortalamanın içinde kaybolur.
Bilinmesi gereken ikinci nokta şudur: en çok satan ürün ile en çok kazandıran ürün genellikle aynı değildir. Ciro listesinin başındaki ürün, kâr listesinde beşinci sırada olabilir.
Teorik tüketim ile fiili tüketim farkı
Asıl kayıp bu iki rakamın arasında durur.
Teorik tüketim: satılan ürün adedi ile reçete gramajının çarpımıdır. Sistem bu rakamı kendisi üretir.
Fiili tüketim: dönem başı stok, alımlar ve dönem sonu sayım üzerinden bulunan gerçek tüketimdir.
İki rakam arasındaki fark, işletmenin görünmeyen kaybıdır. Kaynağı şunlardır:
- Porsiyon sapması (kepçenin her seferinde farklı dolması)
- Kayıt dışı ikram
- Hazırlık sırasında bozulan ürün
- Sayım hatası
- Kayıt altına alınmamış iptal
Yüzde 3'ün üzerindeki fark incelenmesi gereken bir sinyaldir. Yüzde 8'in üzerindeki fark yapısal bir sorunun göstergesidir.
Excel ile takibin sınırı
Bu hesap Excel'de yapılabilir. Sorun yöntemde değil, sürdürülebilirlikte ortaya çıkar.
Tedarikçi fiyatları her hafta değişir. Fiyat değişince yüzlerce reçetenin yeniden hesaplanması gerekir. Bir dosyada yapılan güncelleme diğer dosyaya yansımaz. Sayım günü elle girilir, formül bozulur, geçen ayın verisi kaybolur.
Sonuçta hesap dönem sonunda, üstelik gecikmeli olarak yapılır. Alınan karar ise geçmişe yöneliktir.
Sistemin devraldığı nokta
Hesabın bir kez kurulup sonra kendi kendine güncellenmesi gerekir. İşleyen kurgu şudur:
- Alım faturası girilir, birim maliyetler tüm reçetelerde otomatik güncellenir
- Satış gerçekleştiği anda reçete stoktan düşer
- Teorik tüketim sürekli hesaplanır, sayım günü fiili tüketimle karşılaştırılır
- Maliyeti belirlenen eşiğin üzerine çıkan ürünler sistem tarafından işaretlenir
- Ürün bazlı kâr, ciro raporunun yanında görüntülenir
Kabasakal (Mersin) kurulumunda kokteyl reçeteleri bu yapıya bağlanmıştır. Bar tarafında porsiyon sapması en yüksek maliyet kalemidir ve ancak reçete bazlı takiple ölçülebilir hale gelir.
Ölçülmeyen maliyet yönetilmez
Menü fiyatı belirlemek bir pazarlama kararı gibi görünür. Gerçekte bir maliyet kararıdır ve dayanağı ürün bazlı gerçek maliyettir.
Fiyat artışı kararı, tahminle değil rakamla alındığında müşteri kaybı riski de ölçülebilir hale gelir.
İşletmenin sorması gereken soru, bu ay ne kadar sattığı değildir. Sattığı her porsiyonun ne kadar kazandırdığıdır.
Sıkça sorulan sorular
Food cost oranı ne kadar olmalıdır?
Restoranlarda genel hedef aralık yüzde 28 ile 35 arasındadır. Bar ve içecek tarafında yüzde 18 ile 25 arasında seyreder. İşletme konsepti, konum ve menü yapısı bu aralığı değiştirir.
Porsiyon maliyeti hesabına fire dahil edilir mi?
Edilir. Temizleme, doğrama ve pişme kayıpları maliyetin gerçek parçasıdır. Fire eklenmeden yapılan hesap gerçek maliyetin altında kalır ve fiyatlama hatalı kurulur.
Teorik tüketim ile fiili tüketim arasındaki fark ne anlama gelir?
Bu fark, reçeteye göre tüketilmesi gereken miktar ile gerçekte tüketilen miktar arasındaki kaybı gösterir. Porsiyon sapması, kayıt dışı ikram ve fire bu farkın içinde yer alır.
Porsiyon maliyeti ne sıklıkla güncellenmelidir?
Tedarikçi fiyatı değiştiği anda güncellenmelidir. Manuel takipte bu pratikte mümkün değildir, bu nedenle hesabın alım faturasına bağlı çalışması gerekir.
Küçük bir kafede reçete takibi gerekli midir?
Gereklidir. Ürün sayısı az olan işletmelerde tek bir üründeki sapma toplam kâr üzerinde daha yüksek etki yaratır.