Servis biter, asıl iş başlar. Gün sonu mutabakatı bir formalite değil, işletmenin günlük denetimidir.
Kısa cevap: Gün sonu kasa mutabakatı, sistemin gösterdiği satış toplamı ile kasada fiilen bulunan tutarın karşılaştırılmasıyla yapılır. Nakit, kart, yemek kartı ve veresiye ayrı ayrı ele alınır. Sistemdeki nakit satış tutarı ile sayılan nakit arasındaki fark kasa açığı veya fazlasıdır. Fark her gün kaydedilir ve tekrar eden sapmalar kaynağına göre incelenir.
Çoğu işletmede gün sonu mutabakatı iki şekilde yapılır: ya hızlıca gözden geçirilip kapatılır, ya da saatler süren bir hesaplaşmaya döner.
İkisinin de sebebi aynıdır: ödeme türlerinin ayrı ayrı izlenmemesi.
Mutabakat neden ödeme türü bazında yapılır
Gün sonunda tek bir toplam rakamı karşılaştırmak yeterli değildir. Çünkü ciro birden fazla kanaldan gelir ve her biri farklı zamanda kasaya ulaşır.
Nakit anında kasadadır ve sayılabilir. Kart banka hesabına valör süresiyle geçer, komisyon düşülür. Yemek kartı kendi sağlayıcısının hesap kapama takvimine göre ödenir. Veresiye hiç tahsil edilmemiştir, alacaktır.
Bunlar tek toplamda birleştirildiğinde kasa açığı gibi görünen tutar aslında sadece henüz tahsil edilmemiş bir kalem olabilir. Ya da tersi: gerçek bir açık, kart tahsilatının içinde görünmez hale gelebilir.
Doğru mutabakat, her ödeme türünün kendi içinde karşılaştırılmasıdır.
Adım adım gün sonu mutabakatı
1. Açık adisyon kalmadığını doğrulayın. Kapanmamış masa varsa satış raporu eksik çıkar.
2. Z raporunu alın. Gün içindeki toplam satış, ödeme türü kırılımı, iptal ve indirim tutarları bu raporda görünür.
3. Nakit sayımı yapın. Kasadaki toplam nakitten gün başı açılış kasası çıkarılır. Kalan tutar, gün içinde nakit olarak alınan tutardır.
4. Nakit farkını hesaplayın. Sistemdeki nakit satış tutarı ile sayılan nakit karşılaştırılır. Aradaki fark kasa açığı veya fazlasıdır.
5. Kart tahsilatını karşılaştırın. POS cihazının gün sonu raporu ile sistemdeki kart satış toplamı eşleşmelidir.
6. Yemek kartı ve diğer kanalları ayrı kontrol edin.
7. İptal, ikram ve indirimleri gözden geçirin. Tutar ve adet olarak alışılmışın dışındaysa incelenir.
8. Veresiye kayıtlarını cariye işleyin. Gün sonunda kasada olmayan ama satılmış olan tutar buraya yazılır.
9. Mutabakatı kaydedin. Tarih, vardiya, sayımı yapan kişi, fark tutarı ve varsa açıklama kayıt altına alınır.
Kasa açığının kaynakları
Kasa açığı çoğu zaman hırsızlık değildir. Sık görülen kaynaklar:
- Para üstü hataları. Yoğun saatte en sık görülen sebeptir.
- Kayıt altına alınmamış iptal. Adisyon iptal edilir ama ürün servis edilmiştir.
- Kaydedilmemiş ikram. İkram verilir, sisteme girilmez.
- Yanlış ödeme türü seçimi. Kartla ödenen bir hesabın nakit olarak kapatılması. Bu durumda nakit açığı ile kart fazlası aynı anda oluşur.
- Açılış kasasının yanlış sayılması. Gün başındaki hata gün sonuna taşınır.
- Bahşişin kasadan alınması. Kayıt tutulmadığında doğrudan açık olarak görünür.
Dördüncü madde önemlidir: nakit açığı ile kart fazlası aynı gün birlikte görünüyorsa, sebep genellikle hırsızlık değil yanlış tuşlamadır.
Tolerans eşiği belirlemek
Sıfır fark gerçekçi bir hedef değildir. Doğru yaklaşım bir eşik belirlemektir.
Eşik, günlük nakit cironun küçük bir yüzdesi olarak tanımlanır. Bu eşiğin altındaki farklar kaydedilir ama incelenmez. Üzerindeki farklar aynı gün incelenir.
Asıl bakılması gereken tek bir günün farkı değil, eğilimdir. Aynı vardiyada tekrar eden açık, tek seferlik büyük bir farktan daha anlamlı bir sinyaldir.
Vardiya bazlı sorumluluk
Mutabakat gün sonunda tek seferde yapıldığında, fark kimin vardiyasında oluştu sorusu cevapsız kalır.
Vardiya değişiminde kasa devri yapıldığında sorumluluk netleşir. Devir sırasında kasa sayılır, sayım iki kişi tarafından onaylanır ve kayda geçer.
Bu uygulama personeli denetlemek için değil, korumak için de işe yarar. Kayıt olmadığında şüphe herkesin üzerinde kalır.
Sistemin devraldığı nokta
İşleyen kurgu şudur:
- Ödeme türleri satış anında ayrı ayrı kaydedilir
- Z raporu ve ödeme kırılımı otomatik üretilir
- Sayım tutarı sisteme girildiğinde fark otomatik hesaplanır
- İptal, ikram ve indirim kim tarafından yapıldığıyla birlikte raporlanır
- Vardiya devri kayıt altına alınır
- Geçmiş mutabakat kayıtları saklanır ve eğilim izlenebilir
Bu kurgu kurulduğunda gün sonu süresi kısalır, ama asıl kazanç sürede değildir. Fark artık tartışılmaz, ölçülür.
Mutabakat bir hesaplaşma değil, günlük denetimdir
Gün sonu mutabakatı çoğu işletmede kapanış rutininin en sevilmeyen kısmıdır.
Doğru kurulduğunda ise işletmenin en değerli günlük verisini üretir: ciro nereden geldi, ne kadarı tahsil edildi, nerede kayıp var.
Sorulması gereken soru gün sonunda kasada ne kadar olduğu değildir. Olması gereken tutarla arasındaki farkın nereden geldiğidir.
Sıkça sorulan sorular
Gün sonu kasa mutabakatı nasıl yapılır?
Açık adisyon kalmadığı doğrulanır, Z raporu alınır, kasa sayılır ve sistemdeki nakit satış tutarı ile sayılan nakit karşılaştırılır. Kart, yemek kartı ve veresiye ayrı ayrı kontrol edilir, fark kayda geçirilir.
Z raporu nedir?
Z raporu, gün içindeki toplam satışı, ödeme türü kırılımını, iptal ve indirim tutarlarını gösteren gün sonu raporudur. Mutabakatın temel dayanağıdır.
Kasa açığı neden oluşur?
En sık nedenler para üstü hataları, kayıt altına alınmamış iptal ve ikram, yanlış ödeme türü seçimi, açılış kasasının yanlış sayılması ve bahşişin kayıtsız alınmasıdır.
Nakit açığı ile kart fazlası aynı anda görünüyorsa ne anlama gelir?
Bu genellikle yanlış tuşlamayı gösterir. Kartla ödenen bir hesabın nakit olarak kapatılması, aynı gün içinde hem nakit açığı hem kart fazlası oluşturur.
Kasa farkında tolerans eşiği ne olmalıdır?
Eşik günlük nakit cironun küçük bir yüzdesi olarak işletme tarafından belirlenir. Altındaki farklar kaydedilir, üzerindekiler aynı gün incelenir. Tek günün farkından çok tekrar eden eğilim önemlidir.