Çek bir tahsilat aracı değil, bir zaman taahhüdüdür. Takip edilmediğinde nakit akışını değil, işletmenin tamamını riske atar.
Kısa cevap: Çek ve senet takibi; her kıymetin keşideci, tutar, vade, banka ve durum bilgisiyle kaydedilmesi, portföyde mi, tahsilde mi, ciro mu edildiğinin izlenmesi ve vadelerin nakit akışıyla eşleştirilmesiyle yapılır. Doğru kurulan bir takipte her çekin bugünkü durumu ve önümüzdeki otuz günün tahsilat ile ödeme dengesi tek ekranda görülür.
Bir işletmecinin en sık karşılaştığı tablo şudur: kasada para yoktur, ama tahsil edilecek çek vardır. Sorun tutarda değil, zamanlamadadır.
Çek ve senet, alacak ile tahsilat arasına zaman koyar. O zaman yönetilmediğinde işletme kârlı görünürken nakitsiz kalır.
Çek takibinde izlenmesi gereken alanlar
Her kıymet için asgari şu bilgiler kaydedilmelidir:
- Keşideci ve borçlu bilgisi
- Tutar ve para birimi
- Düzenleme ve vade tarihi
- Banka, şube ve çek numarası
- Alındığı cari hesap
- Durum: portföyde, tahsilde, tahsil edildi, ciro edildi, karşılıksız, iade
Bu alanların içinde en çok atlanan durum alanıdır. Bir çekin tutarı bilinir ama nerede olduğu bilinmez. Ciro edilen çekin sorumluluğu devam ettiği için bu bilgi kritiktir.
Alınan ve verilen kıymetlerin ayrılması
İki portföy ayrı ayrı yönetilmelidir.
Alınan çekler işletmenin alacağıdır. Vade geldiğinde tahsil edilir, edilemezse alacak riski doğar.
Verilen çekler işletmenin borcudur. Vade gününde bankada karşılığının bulunması zorunludur.
Bu iki portföy aynı takvim üzerinde birleştirilmediğinde, işletme aynı hafta içinde hem tahsilat bekler hem ödeme yapar ve dengeyi ancak son gün fark eder.
Doğru okuma şudur: önümüzdeki otuz günde girecek çek tutarı ile çıkacak çek tutarı yan yana görülmelidir.
Ciro edilen çeklerde sorumluluk
Alınan bir çek tedarikçiye ciro edildiğinde işletmenin kasasından çıkar, ancak sorumluluğu bitmez. Çek karşılıksız çıktığında ciro eden de zincirin parçası olur.
Bu yüzden ciro edilen çeklerin izlenmesi bırakılmamalıdır. Her ciro işleminde kime, hangi tarihte ciro edildiği kaydedilir ve çek vadesine kadar takipte kalır.
Excel ile yürütülen takiplerde en sık kopan halka burasıdır. Çek dosyadan silinir, sorumluluk ise devam eder.
Karşılıksız çek riskinin erken görülmesi
Risk vade gününde değil, öncesinde yönetilir.
- Aynı keşideciden alınan çeklerin toplam tutarı izlenir. Tek bir cariye aşırı bağımlılık riskin kendisidir.
- Geçmişte gecikme veya karşılıksız yaşanmış cariler işaretlenir.
- Vadesi yaklaşan çekler için hatırlatma kurulur.
- Karşılıksız çıkan bir çek, ilgili cari hesabın limitine anında yansıtılır.
Amaç her riski engellemek değildir. Amaç, riski vade gününden önce görmektir.
Excel ile takibin kırıldığı nokta
Çek takibi Excel ile başlatılabilir. Sorun yöntemde değil, ölçekte ortaya çıkar.
Portföy büyüdükçe aynı çek birden fazla dosyada görünür. Durum değişikliği bir dosyada işlenir, diğerinde işlenmez. Ciro edilen çek listeden çıkarılır ve izlenemez hale gelir. Vade hatırlatması kişinin hafızasına kalır.
En kritik kopukluk ise şudur: çek kaydı cari hesapla bağlantılı değildir. Bir carinin gerçek risk tutarı, açık faturaları ile elde bulunan çeklerinin toplamıdır. İki kayıt ayrı yerde tutulduğunda bu toplam hiçbir zaman doğru görülmez.
Sistemin devraldığı nokta
İşleyen kurgu şudur:
- Her çek ve senet cari hesaba bağlı olarak kaydedilir
- Durum değişikliği tek yerden yapılır ve tüm raporlara yansır
- Alınan ve verilen kıymetler ortak bir vade takviminde görüntülenir
- Vadesi yaklaşan kıymetler için otomatik hatırlatma üretilir
- Cari bazlı toplam risk, fatura ve çek birlikte hesaplanarak gösterilir
- Karşılıksız veya iade işlemi cari hesabın geçmişine işlenir
Bu kurgu kurulduğunda soru değişir. Artık "bu çek ne zaman ödenecek" değil, "önümüzdeki ay nakit dengem nedir" sorusu cevaplanır.
Nakit akışı tahminle yönetilmez
Çek ve senet takibi bir arşivleme işi gibi görünür. Gerçekte nakit akışı yönetiminin temelidir.
Vadeler görünür olduğunda ödeme planı yapılabilir, tedarikçiyle vade pazarlığı bilgiyle yürütülür, riskli cari zamanında fark edilir.
İşletmenin sorması gereken soru, kasada bugün ne kadar olduğu değildir. Otuz gün sonra ne kadar olacağıdır.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Çek ve senetlere ilişkin hukuki yükümlülükler için mali müşavirinize başvurun.
Sıkça sorulan sorular
Çek takibinde hangi bilgiler kaydedilmelidir?
Keşideci, tutar, düzenleme ve vade tarihi, banka ve çek numarası, bağlı olduğu cari hesap ve çekin güncel durumu kaydedilmelidir. Durum alanı çekin portföyde mi, tahsilde mi, ciro mu edildiğini gösterir.
Ciro edilen çek takipten çıkarılmalı mıdır?
Çıkarılmamalıdır. Ciro edilen çekte sorumluluk devam eder. Kime ve hangi tarihte ciro edildiği kaydedilir, çek vadesine kadar takipte kalır.
Alınan ve verilen çekler birlikte mi izlenmelidir?
Ayrı portföyler olarak kaydedilir, ancak aynı vade takviminde birlikte görüntülenir. Nakit dengesi ancak girecek ve çıkacak tutarlar yan yana görüldüğünde okunabilir.
Karşılıksız çek riski nasıl azaltılır?
Cari bazlı toplam risk izlenir, tek bir keşideciye aşırı bağımlılıktan kaçınılır, geçmişte sorun yaşanmış cariler işaretlenir ve vadesi yaklaşan çekler için hatırlatma kurulur.
Çek takibi Excel ile yapılabilir mi?
Küçük portföylerde yapılabilir. Portföy büyüdüğünde durum değişiklikleri dosyalar arasında tutarsızlaşır ve çek kaydı cari hesapla bağlantısız kaldığı için carinin gerçek risk tutarı görülemez.