Kafe açmanın maliyeti tek bir rakam değil. Yatırım kalemleri ile aylık gider kalemlerini ayırmadan yapılan hesap her zaman eksik çıkar.
Kısa cevap: Kafe açma maliyeti iki ayrı grupta hesaplanır. Yatırım maliyetleri kira depozitosu, dekorasyon, ekipman, mobilya, ruhsat ve açılış stoğundan oluşur. İşletme maliyetleri ise kira, personel, hammadde, enerji, yazılım ve muhasebe gibi aylık tekrar eden kalemlerdir. Sağlıklı bir planlamada bu ikisinin üzerine en az üç ile altı aylık işletme sermayesi eklenir.
Kafe açmayı planlayan çoğu kişi hesabı dekorasyon ve ekipman üzerinden yapar.
Kapanan işletmelerin büyük kısmında ise sorun kurulum bütçesinde değil, açılıştan sonraki ilk aylarda nakit kalmamasında ortaya çıkar.
Bu yüzden doğru soru "kafe açmak kaça mal olur" değil, "açtıktan sonra kaç ay ayakta kalabilirim" sorusudur.
Yatırım maliyeti kalemleri
Tek seferlik harcamalar:
- Kira depozitosu ve peşin ödeme. Genellikle birkaç aylık kira tutarında.
- Tadilat ve dekorasyon. Elektrik, su tesisatı, havalandırma, zemin, boya, aydınlatma. Mekanın mevcut durumuna göre en değişken kalem budur.
- Mutfak ve bar ekipmanı. Espresso makinesi, öğütücü, buzdolabı, tezgah, bulaşık makinesi, vitrin.
- Mobilya. Masa, sandalye, bar tabure, dış mekan takımı.
- Kasa ve teknoloji. POS sistemi, tablet veya terminal, fiş yazıcısı, ödeme kaydedici cihaz, internet altyapısı.
- Tabela ve marka. Logo tasarımı, tabela üretimi ve montajı, menü tasarımı.
- Ruhsat ve yasal süreçler. İşyeri açma ve çalışma ruhsatı, şirket kuruluşu, mali müşavir kuruluş ücreti.
- Açılış stoğu. İlk kahve çekirdeği, süt, ambalaj, temizlik malzemesi.
Bu kalemlerin tutarı şehre, semte, mekanın büyüklüğüne ve ekipmanın sıfır veya ikinci el olmasına göre çok geniş bir aralıkta değişir. Bu yüzden hazır bir rakam yerine kendi teklifleriniz üzerinden tablo kurmak gerekir.
Aylık işletme maliyeti kalemleri
Her ay tekrar eden giderler:
- Kira
- Personel maaşı ve SGK
- Hammadde (kahve, süt, gıda, ambalaj)
- Elektrik, su, doğalgaz
- İnternet ve telefon
- POS ve yazılım aboneliği
- Mali müşavir
- Temizlik ve bakım
- Pazarlama
- Banka ve POS komisyonları
Son kalem sık atlanır. Kart ile yapılan her satıştan komisyon kesilir ve bu, cironun tamamının kasaya girmediği anlamına gelir.
Başabaş noktası hesabı
Yatırım tutarından daha kritik olan rakam budur.
Hesap üç adımdır:
1. Aylık sabit giderleri toplayın. Kira, personel, abonelikler, mali müşavir. Satış olsun olmasın ödenen kalemler.
2. Ortalama katkı payını bulun. Ortalama satış fiyatından ortalama ürün maliyetini çıkarın. Bir bardak kahvenin satış fiyatı ile hammadde maliyeti arasındaki fark budur.
3. Bölün. Aylık sabit gider, ortalama katkı payına bölündüğünde ayda kaç adet satış yapmanız gerektiği çıkar.
Bu rakamı gün sayısına bölün. Çıkan sonuç günde kaç bardak satmanız gerektiğini gösterir. Bu sayı mekanın oturma kapasitesine ve konumundaki yaya trafiğine göre gerçekçi mi, kararı burada verilir.
Kiralama sözleşmesi imzalanmadan önce yapılması gereken hesap budur.
Ruhsat ve yasal süreç
Sıralama genellikle şöyle işler:
- Şirket kuruluşu veya şahıs işletmesi açılışı, vergi dairesi kaydı
- Kira sözleşmesi
- İşyeri açma ve çalışma ruhsatı başvurusu (belediye)
- İtfaiye uygunluk raporu
- Gıda işletmesi kaydı
- Personel için hijyen eğitimi belgeleri ve sağlık raporları
- Ödeme kaydedici cihaz kaydı
Ruhsat süreci mekan seçiminden önce araştırılmalıdır. Bazı binalarda kat maliki izni, bazı bölgelerde imar durumu nedeniyle ruhsat alınamaz. Kira sözleşmesi imzalandıktan sonra bunu öğrenmek en pahalı hatalardan biridir.
Güncel belge listesi ve yerel şartlar için ilgili belediyeye ve mali müşavire danışılmalıdır.
Sık yapılan beş hata
1. İşletme sermayesi ayırmamak. Bütçenin tamamı kuruluşa harcanır. Açılıştan sonraki üç ay ciro beklentinin altında kalırsa işletme daha başlamadan sıkışır.
2. Menüyü çok geniş tutmak. Fazla ürün, fazla stok ve fazla fire demektir. Dar menüyle başlayıp veriye göre genişletmek daha güvenlidir.
3. Maliyet hesabını kurmadan fiyat vermek. Fiyat, rakibe bakılarak değil reçete maliyetine bakılarak belirlenir.
4. Kayıt sistemini sonraya bırakmak. İlk aylar en çok veri üretilen dönemdir. Sistem sonradan kurulduğunda o dönemin verisi kaybolur ve hangi ürünün kazandırdığı bilinemez.
5. Konumu ciro varsayımıyla seçmek. Yaya trafiği gözlemlenmeden yapılan konum seçimi, sonradan düzeltilemeyen tek hatadır.
Kafe işletmek bir kurulum işi değil, süreklilik işidir
Açılış günü işin sonu değil başıdır. İlk aydan itibaren cevaplanması gereken sorular şunlardır: hangi ürün kâr getiriyor, hangi saat diliminde satış yoğunlaşıyor, fire nerede oluşuyor.
Bu soruların cevabı ancak satış ve stok kayıt altına alınıyorsa vardır.
Kurulum bütçesini doğru yapan işletme açılır. Kayıt sistemini doğru kuran işletme ayakta kalır.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Ruhsat, vergi ve yasal yükümlülükler için ilgili belediyeye ve mali müşavirinize başvurun.
Sıkça sorulan sorular
Kafe açma maliyeti nasıl hesaplanır?
Yatırım maliyetleri ve aylık işletme maliyetleri ayrı ayrı hesaplanır. Yatırım kalemleri depozito, tadilat, ekipman, mobilya, ruhsat ve açılış stoğudur. Bunların üzerine en az üç ile altı aylık işletme sermayesi eklenir.
Kafe açarken hangi belgeler gerekir?
Genel olarak vergi dairesi kaydı, kira sözleşmesi, işyeri açma ve çalışma ruhsatı, itfaiye uygunluk raporu, gıda işletmesi kaydı, personel hijyen eğitimi belgeleri ve ödeme kaydedici cihaz kaydı gerekir. Güncel liste için ilgili belediyeye danışılmalıdır.
Başabaş noktası nasıl bulunur?
Aylık sabit giderler toplanır ve ortalama katkı payına bölünür. Sonuç, ayda kaç adet satış yapılması gerektiğini verir. Gün sayısına bölündüğünde günlük hedef ortaya çıkar.
Kafe açarken en sık yapılan hata nedir?
İşletme sermayesi ayırmamak. Bütçenin tamamı kuruluşa harcandığında, açılış sonrası ilk aylarda ciro beklentinin altında kalırsa işletme nakitsiz kalır.
POS sistemi açılıştan sonra da kurulabilir mi?
Kurulabilir, ancak önerilmez. İlk aylar en çok veri üretilen dönemdir. Sistem sonradan kurulduğunda bu dönemin satış ve stok verisi kaybolur.